Pravidla provozu elektronické pošty na Vysoké škole ekonomické v Praze (SR 4/2019)
Tento předpis již není platný! Datum konce platnosti: 10. října 2022 Zobrazit novější předpis...
Anotace
Tato směrnice s celoškolskou působností stanovuje pravidla provozu elektronické pošty na Vysoké škole ekonomické v Praze.Zpracovatel: | Přezkoumal: | Schválil: | |
---|---|---|---|
Jméno: | Ing. Luboš Pavlíček | Ing. Milan Nidl, MBA | prof. Ing. Hana Machková, CSc. |
Útvar/funkce: | vedoucí oddělení BOD Centra informatiky | ředitel Centra informatiky | rektorka |
Datum: | 25. 6. 2019 | 25. 6. 2019 | 8. 7. 2019 |
Podpis: | Ing. Luboš Pavlíček v.r. | Ing. Milan Nidl, MBA v.r. | prof. Ing. Hana Machková, CSc. v.r. |
Platnost od: | 8. července 2019 | Platnost do: | odvolání |
Účinnost od: | 9. července 2019 | Účinnost do: | odvolání |
Čl. 1
Obecná ustanovení
- Systém elektronické pošty na VŠE je určen k plnění pracovních a studijních povinností uživatelů.
- Tato pravidla upřesňují předpisy PR 1/2007 Provozování a využívání výpočetní techniky a počítačové sítě a SR 5/2018 Ochrana a zpracování osobních údajů.
- Provozovatelem elektronické pošty ve smyslu PR 7/2018 Pravidla provozování a využívání univerzitního informačního systému VŠE je Centrum informatiky. Informace o elektronické poště a kontaktní údaje pro vyřizování jednotlivých žádostí jsou uvedeny na webu Centra informatiky.
- VŠE používá pro elektronickou poštu internetovou doménu druhé úrovně @vse.cz. Fakulta managementu, její pracovníci a studenti z důvodu zpětné kompatibility mohou používat e-mailovou doménu třetí úrovně @fm.vse.cz. Jiné domény třetí úrovně lze používat po projednání s provozovatelem elektronické pošty.
- Kapacita elektronických poštovních schránek je omezena, omezení je dáno technickými možnostmi. Při překročení kapacity může dojít k automatickému odmítání příjmu elektronické pošty.
- Velikost přenášených zpráv elektronické pošty je omezena. Konkrétní limit je dán technickými možnostmi jednotlivých poštovních systémů.
- Z důvodu ochrany majetku a zajištění bezpečnosti výpočetní techniky se elektronická pošta automatizovaně kontroluje na viry a SPAM (nevyžádaná pošta). Podezřelé soubory a zprávy uložené v tzv. karanténě lze využít pouze k vylepšování antivirové a antispamové kontroly.
- Provoz elektronické pošty je provozovatelem monitorován a zaznamenáván za účelem:
- optimalizace provozování systému elektronické pošty;
- zamezení neoprávněných přístupů a zneužití počítačové sítě a prostředků výpočetní techniky;
- řešení incidentů ohrožujících majetek a zájmy školy;
- splnění právní povinnosti dle zákona 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášky č. 357/2012 Sb., o uchovávání, předávání a likvidaci provozních a lokalizačních údajů.
Čl. 2
Osobní e-mailové adresy a osobní poštovní schránky
- Každý uživatel má přidělenu osobní e-mailovou adresu ve tvaru username@vse.cz, kde username je uživatelské jméno přidělené pro přístup do počítačové sítě VŠE. Zaměstnanci mají přidělenu ještě e-mailovou adresu ve tvaru jmeno.prijmeni@vse.cz, pokud je to technicky možné.
- Uživatelé mají osobní poštovní schránky v Office 365 a ve studijním systému (InSIS). Elektronickou poštu mohou uživatelé odesílat z obou serverů, příchozí pošta chodí pouze na jeden z nich, tzv. distribuční server. Zaměstnanci a studenti akreditovaných studijních programů jako distribuční server používají Office 365. Studenti si mohou distribuční server změnit s ohledem na rozsah využívání školní pošty.
- V poštovní schránce si mohou uživatelé nastavit přeposílání příchozí pošty na jinou e-mailovou adresu. Zaměstnanci si smí nastavit přeposílání pouze na jiné poštovní schránky, které jsou ve správě VŠE.
- Po vytvoření má k osobní poštovní schránce přístup pouze příslušný uživatel. Uživatelé mohou sami poskytnout přístup ke své poštovní schránce jiným uživatelům, a to pouze přidělením oprávnění přístupu formou delegování. Poskytnutý přístup mohou kdykoliv odebrat. K poskytnutí přístupu do osobní poštovní schránky nesmí být jednotliví uživatelé nuceni.
- Osobní e-mailové adresy se ruší nejpozději 180 dní po ukončení poslední role na VŠE. Osobní poštovní schránky mohou být zrušeny i dříve.
- V době nepřítomnosti se doporučuje zaměstnancům nastavit automatické upozornění na nepřítomnost. V upozornění je vhodné uvést e-mailovou adresu pro neodkladné pracovní záležitosti. Pokud v době nepřítomnosti není upozornění nastaveno, vedoucí zaměstnance může o nastavení tohoto upozornění požádat provozovatele elektronické pošty.
- Zprávu v osobní poštovní schránce zaměstnance či zaslanou na osobní e-mailovou adresu zaměstnance může VŠE (zaměstnavatel) přečíst za splnění následujících podmínek:
- oprávněný zájem školy převažuje narušení základních práv či svobod zaměstnance;
- z hlaviček zprávy (odesílatel, předmět) je zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail;
- zaměstnanec je dlouhodobě nepřítomen a případné prodlení by způsobilo újmu na právech školy.
O konkrétním požadavku na přístup k obsahu pracovní zprávy rozhodují v rozsahu svých pravomocí vedoucí pracovníci uvedení v článcích 4 a 5 směrnice Ochrana a zpracování osobních údajů (SR 5/2018), a to po předchozí konzultaci s pověřencem na ochranu osobních údajů.
Rozhodnutí o přístupu k obsahu pracovní zprávy technicky zajišťuje provozovatel elektronické pošty, který též zaznamenává přístupy k obsahu pracovní zprávy a o zpřístupnění informuje dotčeného zaměstnance.
Čl. 3
Služební e-mailové adresy a poštovní schránky
- Služební e-mailové adresy nejsou spojeny s konkrétními osobami, ale slouží pro zajištění činnosti VŠE. Tyto e-mailové adresy obvykle vyjadřují název útvaru, název funkce, označení činnosti, jméno projektu apod.
- Dopisy doručené na služební e-mailové adresy jsou doručovány buď do osobních poštovních schránek, nebo do služební poštovních schránek. Ke služebním poštovním schránkám má obvykle přístup více pracovníků.
- Zakládání služebních e-mailových adres, změnu směrování služebních poštovních adres či úpravy přístupu do služebních poštovních schránek zajišťuje provozovatel elektronické pošty.
Čl. 4
Hromadná pošta a obchodní sdělení
- Hromadnou poštou se rozumí rozeslání stejných či obdobných dopisů většímu počtu příjemců.
- Mimo specifické situace, kdy je účelem hromadného e-mailu zahájení diskuze mezi jeho adresáty, by příjemce hromadného e-mailu neměl vidět ostatní adresáty.
- Obchodní sdělení musí splňovat požadavky zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, mimo jiné musí umožnit odhlášení se z odběru dalších zpráv. Týká se to i obchodních sdělení posílaných studentům a zaměstnancům školy.
- Za obchodní sdělení se nepovažuje zpráva pro zaměstnance či studenty VŠE poslaná ze školních e-mailových adres, pokud přímo souvisí s plněním pracovních či studijních povinností příjemců. Nejasné případy je vhodné konzultovat s pověřencem na ochranu osobních údajů.
Čl. 5
Odesílání pošty z aplikací a serverů
- Správci serverů a aplikací mohou požádat provozovatele elektronické pošty o povolení odesílání pošty ze serveru či aplikace.
- Pošta ze serverů a aplikací musí být směrována přes servery určené provozovatelem. Odesílání pošty přes jiné servery může být blokováno.
- Pokud příjemci dopisů odeslaných ze serveru či aplikace mají na dopisy odpovídat, tak musí být adresa odesílatele či adresa pro odpověď nastavena na existující školní e-mailovou adresu (osobní či služební). Pokud příjemci dopisů odpovídat nemají, má být použita e-mailová adresa noreply@vse.cz. Případné odpovědi poslané na tuto adresu se automaticky zahazují.