Principy nasazení

1. Zásady nasazení Microsoft 365 na VŠE [menu]

1.1 Microsoft 365 [menu]

Microsoft 365 spravuje Centrum informatiky.
Údaje o osobách (uživatelské jméno, jméno, zařazení, …) se přebírají z InSIS.
Heslo se ověřuje vůči Active Directory v naší správě, Microsoft nemá u sebe hesla. Heslo je stejné jako v InSIS a mění se prostřednictvím InSIS.

1.2 Elektronická pošta, kalendář, kontakty [menu]

budou zachovány dosavadní e-mailové adresy ve tvaru jmeno@vse.cz;
zaměstnanci a studenti akreditovaných studijních programů budou mít primární poštovní schránku v Microsoft 365, ostatní si budou moci vybrat, zda budou přijímat poštu v InSIS či v Microsoft 365;
z InSIS a dalších poštovních serverů bude možné dále odesílat poštu, bude funkční posílání pošty z mailových klientů přes smtp.vse.cz;
využívání kalendáře závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.3 Správa a sdílení vlastních dokumentů (OneDrive) [menu]

každý uživatel má „soukromý“ diskový prostor na Microsoft 365, tzv. OneDrive, o kapacitě 100GB, zaměstnanci a prezenční doktorandi s licencí A3 či A5 mají kapacitu 1 TB;
data v uživatelském prostoru si každý uživatel spravuje sám;
uživatel si může synchronizovat údaje související s prací či s výukou mezi svým počítačem/telefonem/tabletem a úložištěm v cloudu;
uživatel si sám může nastavit přístupová práva k souborům, může je sdílet s kolegy;
při odebrání licence (150 dní po ukončení zaměstnaneckého poměru či studia na VŠE) se soubory smažou, případnou zálohu si musí uživatel udělat předem sám.

1.4 Intranet útvarů/projektů [menu]

Pojem „týmový web“ označuje úložiště dokumentů pro útvary či projekty, které lze doplnit o další aplikace (tok dokumentů, …). Používá se též pojem intranet útvaru/projektu.
Konkrétní týmové weby vytvoří administrátoři Microsoft 365 na požádání. Vytvoření týmového webu obvykle předchází analýza budoucího využití. Správu lze případně delegovat na konkrétní osoby.
Za obsah či strukturu odpovídají zaměstnanci s přístupem k týmovému webu.

1.5 Instalace Office na soukromé počítače [menu]

Studenti a zaměstnanci VŠE s licencí A3 či A5 mají díky smlouvě uzavřené se společností Microsoft (EES – Enrollment for Education Solutions) možnost nainstalovat si desktopové aplikace až na pět svých soukromých počítačů s Windows či MacOs. Na mobilní zařízení si mohou aplikace instalovat všichni uživatelé.

1.6 Videokonference a zasílání zpráv [menu]

Využívání aplikace Teams závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.7 Co nebude součástí implementace Microsoft 365 na VŠE [menu]

Veřejné weby školy, útvarů, projektů nebudou v Microsoft 365.
Microsoft 365 není určen pro výuku či podporu výuky. Podporu výuky zajišťuje InSIS či LMS (moodle.vse.cz). Prostřednictvím InSIS může vyučující vytvářet týmy (MS Teams) na základě příslušnosti ke studijním skupinám pro on-line komunikaci.
Aplikace na týmových webech by neměly dublovat činnost studijního, ekonomického, knihovního či dalších informačních systémů. Pokud je potřeba např. nějaká aplikace související s ekonomickým systémem (např. evidence objednávek), mělo by se primárně uvažovat o rozšíření ekonomického systému.

1.8 Registrace aplikací (App Registrations) v MS Azure [menu]

Z bezpečnostních důvodů není možné samostatné registrování aplikací (App Registrations) v prostředí Azure. Je možné požádat o vytvoření registrace prostřednictvím e-mailu na adresu sls@vse.cz.

Do emailu prosím uveďte:

Název aplikace
Důvod pro vytvoření aplikace (jedna až dvě věty)

Po obdržení žádosti administrátor aplikaci vytvoří a žadatele nastaví jako vlastníka aplikace.

2. Pravidla pro přidělování licencí [menu]

Od června 2024 má VŠE uzavřenu novou smlouvu na používání Microsoft 365 s novými licenčními podmínkami. Po zaplacení licencí Microsoft 365 A3/A5 pro tzv. „kvalifikované uživatele vzdělávání“ škola získala bezplatně licence Microsoft 365 A3 pro studenty. Vedle toho má k dispozici neomezený počet licencí Office 365 A1 pro studenty a zaměstnance. Součástí licencí A3/A5 je i možnost instalace Office aplikací na až 5 vlastních počítačů. Porovnání akademických plánů.

Licenci Microsoft 365 A3 pro zaměstnance získají „kvalifikovaní uživatelé vzdělávání“ dle licenčních podmínek, tj. aktivní zaměstnanci, kteří splňují následující pravidla:
- nejsou studenti prezenčního studia
- zaměstnanci, kteří buď vyučují nebo kteří dle katalogu prací mají jedno z následujících zařazení: Asistent, Profesor, Docent, Instruktor, Lektor, Odborný asistent, Vědecký pracovník či THP
Licenci Microsoft 365 A3 pro studenty mají přiřazenu všichni aktivní a přerušení studenti VŠE.
Licenci Office 365 A1 pro studenty mají přiřazení studenti po ukončení studia, obvykle po dobu 150 dnů.
Licenci Office 365 A1 pro zaměstnance mají přiřazenu zaměstnanci, kteří nesplňují podmínky pro licenci A3. A dále uživatelé s externí rolí.

3. Přiřazování/rušení licencí [menu]

3.1 Přiřazení licence [menu]

Přiřazení licence Microsoft 365 má následující kroky:

Uživateli se založí účet v InSIS. Studentům se účet zakládá při zápisu do studia, zaměstnancům a pracovníkům na dohodu na základě přenosu údajů z osobní evidence (obvykle v den, kdy začíná pracovní smlouva).
Na základě účtu v InSIS se vytvoří účet ve školní Active Directory. Účty se zakládají dvakrát denně (ráno a po obědě).
Následně se vytvoří účet v Microsoft 365 a přiřadí se licence.

Přidělení licence může trvat až 24 hodin od založení účtu v InSIS.

3.2 Zrušení či změna licence [menu]

Licence A3/A5 jsou obvykle platné ještě 7 dnů po ztrátě nároku (ukončení studia, ukončení smlouvy). Ve většině případů bude následně přiřazena licence A1, která neobsahuje licence pro desktopové aplikace Office jako je Word, Excel či PowerPoint.

Účet v Microsoft 365 je obvykle aktivní 160 dní po ukončení poslední role na VŠE (ukončení studia, ukončení smlouvy). Tj. po tuto dobu od ukončení studia či od ukončení smlouvy budete mít přístup k elektronické poště, k dokumentům ve svém OneDrive apod. Přístup může být omezen dříve.