Principy nasazení

Po přibližně dvouletém pilotním projektu na FMV a U3V se škola v roce 2014 rozhodla plošně využívat možnosti Microsoft 365.
Sjednocení platformy pro skupinovou spolupráci přinese další synergické efekty při vzájemné komunikaci zaměstnanců i studentů.
Dalším cílem je zlepšit sdílení dokumentů a informací v rámci školy, i když si uvědomujeme, že to je nikdy nekončící práce.

  1. Zásady nasazení Microsoft 365 na VŠE
    1.1 Microsoft 365
    1.2 Elektronická pošta, kalendář, kontakty
    1.3 Správa a sdílení vlastních dokumentů (OneDrive)
    1.4 Intranet útvarů/projektů
    1.5 Instalace Office na soukromé počítače
    1.6 Videokonference a zasílání zpráv
    1.7 Co nebude součástí implementace Microsoft 365 na VŠE
  2. Pravidla pro přidělování licencí
  3. Přiřazování/rušení licencí
    3.1 Přiřazení licence
    3.2 Zrušení či změna licence

 

1. Zásady nasazení Microsoft 365 na VŠE [menu]

1.1 Microsoft 365 [menu]
  • Microsoft 365 spravuje Centrum informatiky.
  • Údaje o osobách (uživatelské jméno, jméno, zařazení, …) se přebírají z InSIS.
  • Heslo se ověřuje vůči Active Directory v naší správě, Microsoft nemá u sebe hesla – viz popis technologie ADFS. Heslo v Active Directory je stejné jako v InSIS a mění se prostřednictvím InSIS.

1.2 Elektronická pošta, kalendář, kontakty [menu]
  • budou email_128zachovány dosavadní e-mailové adresy ve tvaru jmeno@vse.cz;
  • zaměstnanci a studenti akreditovaných studijních programů budou mít primární poštovní schránku v Microsoft 365, ostatní si budou moci vybrat, zda budou přijímat poštu v InSIS či v Microsoft 365;
  • z InSIS a dalších poštovních serverů bude možné dále odesílat poštu, bude funkční posílání pošty z mailových klientů přes smtp.vse.cz;
  • využívání kalendáře závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.3 Správa a sdílení vlastních dokumentů (OneDrive) [menu]
  • každý uživatel má „soukromý“ diskový prostor na Microsoft 365, tzv. OneDrive, o kapacitě 100GB, zaměstnanci a prezenční doktorandi s licencí A3 či A5 mají kapacitu 1 TB;
  • data v uživatelském prostoru si každý uživatel spravuje sám;
  • uživatel si může synchronizovat údaje související s prací či s výukou mezi svým počítačem/telefonem/tabletem a úložištěm v cloudu;
  • uživatel si sám může nastavit přístupová práva k těmto souborům (např. sdílet s kolegy z projektu);
  • při odebrání licence (150 dní po ukončení zaměstnaneckého poměru či studia na VŠE) se tyto soubory smažou, případnou zálohu si musí uživatel udělat předem sám.

1.4 Intranet útvarů/projektů [menu]
  • PojemIntranet_RH „týmový web“ označuje úložiště dokumentů pro útvary či projekty, které lze doplnit o další aplikace (tok dokumentů, …). Používá se též pojem intranet útvaru/projektu.
  • Konkrétní týmové weby vytvoří administrátoři Microsoft 365 na požádání. Vytvoření týmového webu obvykle předchází analýza budoucího využití. Správu lze případně delegovat na konkrétní osoby.
  • Za obsah či strukturu odpovídají zaměstnanci s přístupem k týmovému webu.
  • V budoucnu předpokládáme vytvoření aplikací pro týmové weby. Příklady jednoduchých aplikací: rezervace místností a prostředků, sdílený kalendář, připomínkování a schvalování dokumentů.

1.5 Instalace Office na soukromé počítače [menu]
  • Studenti a zaměstnanci VŠE s licencí A3 či A5 mají díky smlouvě uzavřené se společností Microsoft (EES – Enrollment for Education Solutions) možnost nainstalovat si desktopové aplikace až na pět svých soukromých počítačů s Windows či MacOs. Na mobilní zařízení si mohou aplikace instalovat všichni uživatelé.

1.6 Videokonference a zasílání zpráv [menu]
  • Využívání aplikace Teams závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.7 Co nebude součástí implementace Microsoft 365 na VŠE [menu]
  • Veřejné cancel_128weby školy, útvarů, projektů nebudou v Microsoft 365.
  • Microsoft 365 není určen pro výuku či podporu výuky. Podporu výuky zajišťuje InSIS či LMS (moodle.vse.cz). Prostřednictvím InSIS může vyučující vytvářet týmy (MS Teams) na základě příslušnosti ke studijním skupinám pro on-line komunikaci.
  • Aplikace na týmových webech by neměly dublovat činnost studijního, ekonomického, knihovního či dalších informačních systémů. Pokud je potřeba např. nějaká aplikace související s ekonomickým systémem (např. evidence objednávek), mělo by se primárně uvažovat o rozšíření ekonomického systému.
  • Aplikace Teams nebude propojena na obdobné služby či na telefonní síť VŠE.

2. Pravidla pro přidělování licencí [menu]

Od června 2024 má VŠE uzavřenu novou smlouvu na používání Microsoft 365 s novými licenčními podmínkami. Po zaplacení licencí Microsoft 365 A3/A5 pro tzv. „kvalifikované uživatele vzdělávání“ škola získala bezplatně licence Microsoft 365 A3 pro studenty. Vedle toho má k dispozici neomezený počet licencí Office 365 A1 pro studenty a zaměstnance. Součástí licencí je i možnost instalace Office aplikací na až 5 vlastních počítačů. Porovnání akademických plánů.

  1. Licenci Microsoft 365 A3 pro zaměstnance získají „kvalifikovaní uživatelé vzdělávání“ dle licenčních podmínek, tj. aktivní zaměstnanci, kteří splňují následující pravidla:

    • nejsou studenti prezenčního studia
    • zaměstnanci, kteří buď vyučují nebo kteří dle katalogu prací mají jedno z následujících zařazení: Asistent, Profesor, Docent, Instruktor, Lektor, Odborný asistent, Vědecký pracovník či THP
  2. Licenci Microsoft 365 A3 pro studenty mají přiřazenu všichni aktivní a přerušení studenti VŠE.
  3. Licenci Office 365 A1 pro studenty mají přiřazení studenti po ukončení studia, obvykle po dobu 150 dnů.
  4. Licenci Office 365 A1 pro zaměstnance mají přiřazenu zaměstnanci, kteří nesplňují podmínky pro licenci A3. A dále uživatelé s externí rolí.

3. Přiřazování/rušení licencí [menu]

3.1 Přiřazení licence [menu]

Přiřazení licence Microsoft 365 má následující kroky:

  1. Uživateli se založí účet v InSIS. Studentům se účet zakládá při zápisu do studia, zaměstnancům a pracovníkům na dohodu na základě přenosu údajů z osobní evidence (obvykle v den, kdy začíná pracovní smlouva).
  2. Na základě účtu v InSIS se vytvoří účet ve školní Active Directory, vůči které se následně ověřují hesla při přihlašování do Microsoft 365. V Active Directory se účty zakládají dvakrát denně.
  3. Následně se vytvoří účet v Microsoft 365 a přiřadí se licence.

Přidělení licence může trvat až 24 hodin od založení účtu v InSIS.

3.2 Zrušení či změna licence [menu]

Licence A3 jsou obvykle platné ještě 7 dnů po ztrátě nároku (ukončení studia, ukončení smlouvy). Ve většině případů bude přiřazena licence A1.

Licence A1 jsou obvykle platné 150 dní po ukončení poslední role na VŠE (ukončení studia, ukončení smlouvy). Tj. po tuto dobu od ukončení studia či od ukončení smlouvy budete mít přístup k elektronické poště, k dokumentům ve svém OneDrive apod. Přístup může být omezen dříve.

Po uplynutí 150 dní (přibližně 5 měsíců) se Vám automaticky změní distribuční server na InSIS – dopisy budete ještě měsíc dostávat do schránky v InSIS. Od tohoto okamžiku se počítá 30 dní, kdy programy z Microsoft Office plně funkční. Po uplynutí této doby je může používat v režimu čtení.

Změny v licencích se projeví do 24 hodin od vzniku příslušné události (ze studenta se stane zaměstnanec, student přeruší studium, …).

 

  • Autor: Helpdesk CI
  • Vytvořeno:
  • Poslední aktualizace: