Planner (Plánovač)

Úkoly v Office 365

V Office 365 jsou nyní čtyři možnosti přidělování (plánování) úkolů:

	Název	Popis	Poznámka
	Úkoly	Osobní úkoly, obvykle si každý eviduje sám. Úkol lze přiřadit i jiným osobám. Provázáno s osobním kalendářem.	Lze spravovat přes Outlook či přes webové rozhraní Office 365. Podpora i v některých klientech pro mobily.
	Planner (Plánováč)	Úkoly pro členy skupiny. Nejdříve musí být vytvořena skupina, teprve poté lze členům skupiny přiřadit úkoly. Novinka roku 2016, do poloviny 2016 je to preview – může docházet k větším změnám.	Přístupné pouze přes webové rozhraní. Nutno zakoupit licence.
	Project Online	Komplexní řešení pro úkoly, harmonogramy včetně různých vazeb. Správce musí předem připravit databáze. Před používáním je vhodné absolvovat školení.	Lze přistupovat přes webové rozhraní a pravděpodobně i přes aplikaci MS Project.
	Aplikace na webu	V sharepointu (weby) lze připravit aplikace pro správu úkolů s úpravami pro procesy na konkrétním pracovišti. Úkoly mohou být provázány i s dalšími aplikacemi (osobní úkoly, zápisy, …).	Dostupné přes webové rozhraní.

Skupiny (Groups)

Plánovač je závislý na skupinách (Groups) – pokud nejste členy žádné skupiny, tak nemůžete členům skupiny přiřazovat úkoly a ani úkoly tímto způsobem dostávat.

Skupiny nejsou zatím na webu popsány – čekám na dohodnutí pravidel pro jejich používání. Skupiny jsou Office 365 od podzimu 2014. Nejdříve byly dostupné pouze přes webové rozhraní, nyní k nim lze přistupovat i z Outlooku 2016 či přes mobilní aplikace. Skupiny obsahují následující funkce:

• posílat zprávy všem členům skupiny (používá se pojem Konverzace),
• společný kalendář,
• společný diskový prostor pro ukládání souborů (nelze synchronizovat přes OneDrive),
• společný poznámkový blok (OneNote), lze synchronizovat na počítač či na mobily,
• společný projekt v Power-BI,
• nově vzájemné zadávání úkolů, tj. Plánovač,

Skupiny mohou ve školní instanci Office 365 vytvářet zaměstnanci, členy mohou být i studenti. Pokud má skupina i po měsíci od založení pouze jednoho člena, tak skupinu mažeme.

Popisy skupin:

• Exploring Office 365 Groups – podrobný popis možností skupin.
• Using Office 365 Groups with Outlook 2016 – použití skupin z Outlook 2016.
• Outlook (Office 365) Groups app appears for mobile devices – mobilní aplikace pro přístup ke skupinám.
• Power BI’s odd integration with Office 365 Groups – propojení skupin a Power-BI je problematické (pokud vytvoříte skupinu z Power-BI, tak se dostanete do problémů).

Planner (Plánovač)

V české verzi je někde použit pojem Plánovač a někde Planner. V anglické verzi se používá pojem Planner či Tasks.

30. září 2016 skončilo zkušební období, od 1. října 2016 je pro použití Plánovače nutné zakoupit licence.

Plánovač je dostupný přes ikonu v nabídce aplikací či přes odkaz https://tasks.office.com.

Vlastnosti plánovače:

• Úkoly může vytvářet kdokoliv ve skupině, kdokoliv ve skupině může měnit vlastnosti úkolu – toto vychází z filozofie skupin, kde je vše sdílené a nevytváří se hierarchie členů skupiny.
• Při vytvoření úkolu a u většiny změn úkolu se všem členům skupiny pošle mail. Tyto zprávy jsou uloženy u skupiny v konverzacích (tj. lze dohledat, co kdy kdo upravoval).
• Úkoly lze rozmístit do kategorií, úkol může mít přiřazeny barevné štítky.
• Úkol může být přiřazen pouze jednomu člověku.
• Úkol má čas vytvoření a termín splnění, tyto termíny se nepíší do společného kalendáře.
• Úkol může mít kontrolní seznam – položky, které je potřeba splnit. U každé položky lze vyjádřit splnění.
• Úkol může mít přílohy, může to být i poznámkový blok (OneNote), kam lze ukládat průběžně komentáře, obrázky, atd.
• K úkolu mohou psát členové skupiny komentáře (zapisují se i do konverzací ve skupině).
• Pokud si otevřete skupinu, tak se nezobrazuje odkaz na plánovač. Je potřeba jít přes aplikace či přes odkazy v komentářích k úkolu z konverzací.
• V březnu 2016 není podpora plánovače v Outlook 2016 či v mobilních aplikacích pro skupiny.

Přes volbu Nový plán se vytvoří nová skupina – nedoporučuji, nepřiřadíte skupině mnohé vlastnosti. Nejdříve vytvořte skupinu např. u pošty, přiřaďte členy a až poté vytvářejte úkoly.

Obrazovky

Následuje obrazovka s panelem (přehledem) úkolů pro konkrétní skupinu:

Další snímek ukazuje jeden úkol:

Lze si též zobrazit přehled ve formě grafů:

Odkazy

• Office 365 Planner and Office 365 Groups combine to deliver lightweight task management – velmi podrobný popis možností plánovače a jeho integrace se skupinami,
• Organize teamwork with Office 365 Planner – úvodní stránka k informacím o Plánovači od Microsoftu,