Zásady – automatické mazání po určité době

1. Vysvětlení pojmu Zásada [menu]

Pojem Zásada v Office 365 označuje pravidlo pro automatické archivování či mazání zpráv po uplynutí zadané doby.

• Zásady archivace – po určité době se zprávy přesunou do archivu. Tyto zásady pro nás nemají význam, neboť součastí našeho licenčního plánu nejsou archivy – viz Office 365 Education plans and pricing.
• Zásady uchovávání informací (Retention Policy, v Outlooku se často používá jen Zásady) určují, po jak dlouhé době se mají zprávy trvale smazat. Zprávu nelze již poté obnovit, zpráva se nepřesouvá do složky Odstraněná pošta.

Zásady lze přiřadit ke zprávě či ke složce či ke schránce (mailboxu). Zásada přiřazená explicitně ke zprávě má vždycky přednost. Zásada přiřazená ke složce platí pro zprávy v ní uložené  i pro vnořené složky, pokud u nich není přiřazena odlišná zásada. Pokud přesunete zprávu z jedné složky do jiné, tak se po přesunu na zprávu začne uplatňovat zásada nové složky. Zásady k poštovní schránce mají nejnižší prioritu.

Uživatelé mohou přiřazovat zásady ke zprávám a ke složkám, které si sami přiřadili. Zásady ke standardním složkám (Doručená pošta, Odstraněná pošta, Odeslaná pošta, Nevyžádaná pošta, Koncepty atd.) či k celé poštovní schránce může pouze správce.

Minimálně jednou denně se spouští pomocný proces (Managed Folder Assistant), který prochází zprávy a v případě naplnění časového limitu dle platné zásady je maže. Dny se počítají od data přijetí zprávy, ne od přiřazení zásady či od přesunu do příslušné složky.

V Office 365 jsou připravené následující zásady uchovávání:

Standardně je přiřazena pouze jedna zásada:

• Ke složce Nevyžádaná pošta je přiřazena zásada 1 Month Delete, tj. smazat zde uložené zprávy (SPAM) za 30 dní po jejich přijetí.

Na jaře 2015 zrušil Microsoft zásadu ke složce Odstraněná pošta, viz Extended email retention for deleted items in Office 365. Názory na toto opatření se různí (Microsoft Changing Its Retention Policy for Deleted Office 365 E-Mails, Compliance and hybrid problems loom as Microsoft plans to keep every deleted item in Exchange Online). Ptal jsem se několika osob, jaká by byla vhodná doba uchovávání zpráv ve složce Odstraněná pošta – odpovědi byly velmi rozdílné.

2. Kdy přiřazovat zásady? [menu]

Popíšu, jak a kdy používám zásady u své poštovní schránky: .

• Stejně jako ostatní mám zásadu 1 Month Delete u složky Nevyžádaná pošta (smazání po 30 dnech od přijetí).
• V Outlooku odebírám novinky přes RSS kanály, každý kanál do samostatné složky. K těmto složkám jsem přiřadil smazání po jednom měsíci.
• Do pošty si posílám logy z některých aplikací (např. statistiky z centrálního poštovního serveru). Pomocí pravidla je ukládám do samostatné složky, u které jsem nastavil mazání za 6 měsíců.
• Z monitorovacího systému mi chodí upozornění na změny stavu. Pomocí pravidla těmto zprávám přiřazuji mazání po 7 dnech.

3. Zobrazení doby uchování u konkrétní zprávy [menu]

Informace o době uchování se zobrazuje pouze u zpráv, které mají přiřazenu zásadu či jsou ve složce, která má přiřazenu či zděděnu zásadu uchovávání zpráv. Následující obrázky jsou ze zpráv ve složce Nevyžádaná pošta.

4. Přiřazení zásady v Outlooku či přes webové rozhraní [menu]

V Outlooku najdete zásady na horní liště Domů:

Přes tuto ikonu můžete:

• přiřazovat/odebírat zásady u aktuální zprávy,
• přiřazovat/odebírat zásady pro vlastn9 složky – nastavuje se pro složku, jejíž obsah máte právě otevřený,
• zobrazit aktuální nastavení pro zprávu/složku,
• zobrazit si položky, jejichž platnost brzy vyprší,

Ve webovém rozhraní jsou volby umístěny v kontextových menu:

• v kontextovém menu nad složkou je volba „Přiřadit zásadu“ – zobrazí se aktuálně přiřazené zásady, lze přiřadit jiné.
• v kontextovém menu nad konkrétní zprávou je též volba „Přiřadit zásadu“ – zobrazí aktuálně přiřazené zásady pro zprávu, zásady lze změnit.

Ve webovém rozhraní lze vytvářet i vlastní zásady (např. smazat za 3 měsíce). Přes ozubené kolečko si otevřete Možnosti a ve skupině Pošta->Automatické zpracování otevřete volbu „Zásady uchování informací„. Uvidíte zde i předdefinované zásady.

5. Přiřazení zásady v pravidlu [menu]

Při vytváření pravidla můžete pro vybrané zprávy přiřadit akci „použít zásady uchovávání informací„. Ukázka pravidla je na následujícím obrázku (vyfiltrované zprávy se současně přesouvají do konkrétní složky):

6. Články a dokumentace [menu]

• Zásady uchovávání informací v Outlook Web Appu
• Přiřaďte zásady uchovávání e-mailové zprávy – popis pro Outlook 2010
• Assign archive policy to email messages – nastavení zásad archivace v Outlook 2010
• Outlook 2013 Retention Policies
• Retention tags and retention policies – technická dokumentace