Rozesílání hromadné pošty

1. Zákonná omezení [menu]

Hromadnou poštou se doručují především obchodní sdělení, viz Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Při rozesílání obchodních sdělení (např. pozvánek na konferenci, dotazníků) byste měli mít vlastní databázi kontaktů, z nichž všichni příjemci vyjádřili se zasílání zpráv souhlas (tzv. opt-in) – podrobněji ve vysvětlení pojmu nevyžádaná pošta. Součástí dopisu musí být i možnost odhlášení se z posílání dalších zpráv. Vhodná je hlavička List-unsubsribe, postačuje i možnost odhlásit se pomocí mailu, viz následující ukázka:

N.B: *Dear Sir/Madam*, we respect your privacy. In case, you do not intend to receive our mails, kindly click Reply and just mention, Unsubscribe , please. Thank you.

Zprávy posílané vlastním zaměstnancům či studentům se nepovažují za spam, pokud tyto zprávy souvisí s výukou či jinou činností školy. I v těchto případech ale mohou dopisy příjemce obtěžovat.

Dodržujte obvyklá pravidla slušnosti normálního života. Co je nevhodné v obvyklém životě, je samozřejmě nevhodné i na internetu. Přemýšlejte nad tím, zda odeslaná zpráva je přínosem pro příjemce a zda i frekvence zpráv není obtěžující.

2. Rozesílání hromadných zpráv z InSIS [menu]

InSIS obsahuje podporu pro rozesílání zpráv většímu počtu příjemců:

• Studenti mohou poslat e-mail všem spolužákům z aplikace Moji spolužáci v Portálu studenta.
• Učitelé mohou postat e-mail studentům svých přednášek a cvičení – v „Záznamníku učitele“ vyberete předmět a následně přes volbu „Studenti a kontakty“ vyberete studenty, kterým se má dopis poslat.
• Oprávnění uživatelé mohou vytvářet dynamicky seznamy příjemců dle údajů ve studijním systému – např. všem studentům fakulty

Posílání z InSIS má následující omezení:

• Dostupné seznamy adresátů závisí na Vašich právech v rámci InSIS – učitel může posílat hromadné dopisy pouze studentům ze svých přednášek/cvičení, nemůže např. poslat mail studentům jiného předmětu.
• Nelze změnit adresu odesílatele, vždy se odesílá pod adresou přihlášeného uživatele. Odesílatel dostane případné zprávy o nedoručení či odpovědi na dopisy.

3. Rozesílání hromadných zpráv z Office 365 [menu]

Pro odeslání hromadné pošty z Office 365 existují následující omezení:

• Za den lze odeslat dopisy pro max. 10000 adresátů, v jednom dopise může být max. 500 adresátů.
• Odesíláte buď pod svojí e-mailovou adresou či pod adresou sdílené poštovní schránky, ke které máte přístup.
• Dopisy odesílané mimo Office 365 se kontrolují na SPAM. Limit je 100 příjemců SPAMu od Vás za den, při překročení limitu nebudete moci odesílat na adresy mimo Office 365.

Pokud posíláte stejné skupině příjemců více dopisů, tak si vytvořte v Outlooku skupiny či skupiny kontaktů s max. 500 adresami v jedné.

Adresy příjemců vkládejte do položky Skrytá (Bcc). Všichni adresáti dostanou stejný text dopisu, vzájemně neuvidí své adresy (ochrana osobních údajů).

4. Rozesílání individualizovaných zpráv pomocí hromadné korespondence [menu]

Pomocí hromadné korespondence můžete mnoha lidem poslat zprávu s tím, že dopisy budou přizpůsobeny každému příjemci. Při použití hromadné korespondence (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) dostane každý příjemce vlastní zprávu, u které bude jediným příjemcem.

Na počítači musíte mít Word (šablona dopisu), Excel (seznam příjemců včetně dalších údajů jako je oslovení) a Outlook (vlastní rozeslání). Popis je v článku Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv.

Uplatňují se limity z Office 365 – maximálně 10000 příjemců za den.

5. Rozesílání hromadných zpráv přes smtp.vse.cz [menu]

Můžete si nakonfigurovat poštovního klienta (Outlook, Thunderbird, …), aby posílal zprávy přes smtp.vse.cz. Pro odesílání pošty jsou následující omezení:

• Za den můžete odeslat max. 500 dopisů pro max. 2000 adresátů (v jednom dopise může být až 500 adresátů).
• Adresa odesílatele může být libovolná (nemusí být ani ze školy).

Příjemce zapisujte do položky Bcc.

6. Office 365 – distribuční skupiny, skupiny Office 365 [menu]

V Office 365 můžete využít připravené distribuční skupiny, které jsou organizovány dle útvarů. Ve skupině je více členů, skupina se vyhledá v globálním adresáři. Nemůžete přímo ovlivnit členy distribuční skupiny, ale po zapsání jména skupiny na adresní řádek se u skupiny objeví malé plus a když na něj kliknete, tak se vypíši adresy všech příjemců.

Další možností je vytvořit skupinu Office 365 a přihlásit do ní členy (limit je okolo 100 členů). A poté můžete skupině posílat zprávy. Zpráva dorazí do schránky skupiny i všem členům, kteří si neodhlásili odebírání zpráv (možnost opt-out).

Porovnání různých typů skupin v Office 365
Další informace o skupinách Office 365

7. Rozesílání hromadných zpráv prostřednictvím správy sítě [menu]

Pokud máte velký počet adresátů (v řádech tisíců) či potřebujete nějaké nestandardní odeslání, obraťte se s dostatečným předstihem na oddělení systémové podpory Centra informatiky – pošlete požadavek na adresu rozesilka@vse.cz. Do požadavku nezapomeňte zahrnout předmět e-mailu a jméno odesílatele. Takovou žádost musí schválit (stačí mailem) rektor, prorektor, kvestor, děkan nebo ředitel celoškolského útvaru. Z technických důvodů nelze nyní rozesílat zprávy s přílohami.

V případě, že chcete sdílet informaci relevantní pro všechny studenty/ zaměstnance VŠE napříč fakultami, je možné pro tyto účely využít intranet VŠE a celoškolní newsletter. Obsah, který byste chtěli sdílet, pošlete na adresu eliska.gutwirthova@vse.cz. Po obdržení materiálů bude obsah posouzen a případně sdílen na celoškolních interních kanálech.