Doplnění místnosti do adresáře

Způsoby vyřizování požadavků o rezervace v Office 365

Existuji tři základní modely vyřizování požadavků na rezervaci (pojmenování modelů jsem si vymyslel, nemají souvislost s názvem používaným pro místnosti na škole):

1. Zasedací místnost – o zasedací místnost se stará sekretářka útvaru, která má u sebe obvykle i klíče k místnosti. Všechny požadavky vyřizuje/schvaluje ona, vydává i klíče k zasedačce. Na základě požadavků někdy zajišťuje i občerstvení či následný základní úklid (odnesení hrnečků …). Rezervace obvykle probíhá tak, že žádající zavolá sekretářce a ta zapíše událost do kalendáře včetně případných poznámek. Lze podat žádosti i elektronicky (přes Outlook) – tyto žádosti o rezervaci sekretářka schvaluje či odmítá.
2. Jednací místnost – rozšíření předchozího s tím, že do místnosti mají přístup i několik dalších osob (mají vlastní klíče či je vstup na kartu). Tyto osoby mohou podat žádost, která se automaticky schválí (pokud není v kolizi). Ostatní musí opět přes sekretářku.
3. Seminární místnost – existuje větší skupina osob, která má přístup do místnosti (obvykle přes karty). Tyto osoby mohou podat žádost o rezervaci, které se automaticky schválí (pokud již čas není obsazen). Správce místnosti řeší problémy (zrušení již existující rezervace či problém časových kolizí) či rezervace pro externí osoby včetně zajištění fyzického přístupu do místnosti (klíče …).

Žádost

V žádosti by mělo být:

• Název místnosti – formát „<označení z InSIS> – <popis/jméno místnosti> <zkratka útvaru>“
  příklady:
  RB 336 – seminární místnost FIS
  NB 414A – jednací místnost KIT
• Kapacita – počet míst. Při rezervacích přes schůzky se kontroluje, zda se všichni pozvaní do místnosti vejdou.
• Správce místnosti – obvykle 2 osoby. V terminologii Office 365 se používá pojem delegát (má delegována práva). Správce místnosti může přímo zapisovat do kalendáře místnosti, schvaluje žádosti o rezervace, které nejsou automaticky zpracovány.
• Telefonní linka – komu zavolat při problémech či specifických požadavcích (obvykle linka na správce mistnosti).
• Kdo může rezervovat místnost bez schválení od správce místnosti.
• Kdo může zažádat o rezervaci. Žadatele má smysl omezit pouze, pokud je místnost v režimu automatického schvalování bez správců místnosti.
• Kdo může zažádat o kolizní rezervaci. Při běžném zpracování požadavků se automaticky odmítnou požadavky na již obsazenou dobu. Požadavky od osob z tohoto seznamu dojdou k delegátovi a ten rozhodne.
• Viditelnost rezervací v místnosti – v základním nastavení všichni uživatelé Office 365 vidí vložený název události. Alternativou je zobrazit pouze informaci volno/obsazeno (Busy) – podobně jako u kalendářů osob. Skupině osob lze poté nastavit viditelnost názvů událostí (žadateli se název zobrazí automaticky). Správci místnosti vidí vše.

Žádost pošlete na adresu sls@vse.cz.

Doplňkové vlastnosti

• Pracovní dny a v nich pracovní dobu – po nastavení rezervace na čas mimo pracovní dobu bude muset vždy schválit správce místnosti.
• Externi registrace – při standardním nastavení se automaticky odmítají požadavky o rezervaci posílané mimo Office 365 (Outlook).
• Doplňkový text – lze vložit text, který se doplní ke každé automaticky zpracované žádosti o rezervaci. Viz Exchange Calendar Additional Response HTML Formatting.
• Automatické schválení při částečné kolizi času (např. do 5%) – pokud je kolize, tak se žádost odmítne (pokud ji nezadá ručně správce).
• Zakázat opakující se položky – standardně jsou povoleny.
• Maximální délka jedné rezervace v žádosti je standardně nastavena na 24 hodin, lze změnit.
• Jak dlouho dopředu lze rezervovat – obvykle nastavujeme jeden rok.