Sdílené schránky

1. Úvod [menu]

Sdílené poštovní schránky konkrétní skupině osob usnadňují sledování a odesílání e-mailů z veřejného e-mailového aliasu, jako je například info@contoso.com nebo kontakt@contoso.com.
Jsou to samostatné poštovní schránky – dopisy chodí do sdílené schránky, odpovědi se ukládají v této schránce.
Ke sdílené poštovní schránce může přistupovat více uživatelů – každý z nich vidí, co odeslal jiný uživatel.
Sdílenou poštovní schránku můžete také použít jako sdílený týmový kalendář.

Správce musí vytvořit sdílenou poštovní schránku a přidat Vás do skupiny uživatelů, až potom ji můžete používat.

2. Použití přes webové rozhraní [menu]

Sdílenou poštovní schránku lze otevřít v samostatném okně prohlížeče či si ji připojit ke svému poštovnímu účtu. Druhý způsob nedoporučujeme, neboť poté se odpovědi na dopisy ve sdílené schránce ukládají do složky odchozí pošty konkrétního uživatele. Proto zde nebude ani popisován.

  1. V prohlížeči se přihlaste ke svému účtu na Office 365. Zobrazte si svoji poštu.
  2. Na navigačním panelu v horní části obrazovky klikněte na ikonu vpravo. Zobrazí se rozevírací seznam.
  3. Klikněte na Otevřít jinou poštovní schránku.
  4. Zadejte e-mailovou adresu jiné poštovní schránky, kterou chcete otevřít. Otevře se další relace v jiném okně, kde můžete s jinou poštovní schránkou pracovat. Ve sdílené schránce je pošta, kalendář a kontakty.

Tip: Pokud špatně zadáte e-mailovou adresu poštovní schránky, otevře se druhé okno informující, že webová stránka nebyla nalezená. Zkuste zadat e-mailovou adresu znovu.

3. Použití v Outlooku [menu]

V Outlooku lze sdílenou schránku připojit přes přidání další účtu či ji lze připojit k existujícímu poštovnímu účtu. Druhý způsob podobně jako u webového rozhraní způsobí, že se odpovědi na dopisy ve sdílené schránce umístí do složky odchozí pošty konkrétního uživatele. Popíšeme variantu s přidáním dalšího účtu.

  1. V Outlooku otevřete záložku Soubor vlevo nahoře a v otevřeném okně nahoře klikněte na volbu Přidat účet.
  2. V okně pro přidání účtu vyplňte Jméno (název sdílené schránky) a E-mailovou adresu sdílené schránky (např. testovaci.sdileny.mailbox@vse.cz). Není potřeba zadávat heslo. Stiskněte dole tlačítko Další.
  3. Outlook se pokusí ověřit přístup k účtu, v průběhu ověřování se objeví dotaz na přihlašovací údaje – zadejte své uživatelské jméno včetně @vse.cz a své heslo. Zaškrtněte volbu Zapamatovat pověření a stiskněte OK. Někdy se dotaz na přihlašovací údaje objeví dvakrát – pokud ano, znovu zopakujte své přihlašovací údaje.shared-3
  4. Nyní stiskněte tlačítko dole Dokončit pro dokončení konfigurace. Outlook Vás upozorní, že pro uplatnění nové konfigurace je potřeba ho restartovat.
  5. Po restartu se obvykle znovu objeví dotaz na přihlašovací údaje, opět zadejte své. Nezapomeňte zaškrtnout volbu Zapamatovat přihlášení.

V levém sloupci přibude odkaz na sdílenou schránku (její e-mailová adresa). Můžete číst maily, odpovídat na ně, psát nové maily. Při psaní dopisů se zobrazí nad polem Komu nové pole Od, ve kterém uvidíte aktuální adresu odesílatele.

Když přejdete na zobrazení Kalendáře, tak máte zobrazen svůj i ze sdílené složky. Jsou též dva seznamy kontaktů (Lidé) či úkolů. Rozlišíte je pomocí adresy uvedené u konkrétního kalendáře, seznamu kontaktů či seznamu úkolů. Pokud máte u každého účtu odlišnou jazykovou verzi, tak se liší dle jazyka. Jazykovou verzi či časovou zónu můžete změnit přes webové rozhraní.

4. Přístup z mobilu a přes IMAP [menu]

Na mobilním telefonu či tabletu můžete si můžete otevřít sdílenou schránku ve webovém prohlížeči, ale použití je neohrabané.

Ke sdílené schránce lze přistupovat i pomocí protokolu IMAP – k Vašemu uživatelskému jménu doplníte za lomítko první část e-mailové adresy sdílené schránky. Uživatel test99 při přístupu ke sdílené schránce sdilena@vse.cz zadá uživatelské jméno test99@vse.cz/sdilena.

Základní nastavení je následující:

Parametry IMAP serveru
emailová adresa sdilena@vse.cz
uživatelské jméno uživatelskéjméno@vse.cz/sdilena
heslo vaše heslo
IMAP server outlook.office365.com
port 993
zabezpečení SSL/TLS
SMTP server (server odchozí pošty)
SMTP server smtp.office365.com
uživatelské jméno uživatelskéjméno@vse.cz
heslo vaše heslo
port 587
zabezpečení STARTTLS

Většina poštovních klientů na mobilu umožňuje přidat další poštovní účet s protokolem IMAP.

Obrázkový návod pro mobilní klienty.

5. Zakládání sdílených schránek [menu]

Pokud byste pro nějakou svoji činnost využili sdílenou schránku, pošlete žádost o její založení na adresu sls@vse.cz. V žádosti by mělo být:

  • navrhovaná e-mailová adresa z domény @vse.cz, popř. @fm.vse.cz,
  • zobrazované jméno (display name) sdílené schránky. Toto jméno se zobrazuje v adresáři v Office 365, zobrazuje se i v poštovních klientech jako adresa. Příklady:
    • schránka kurzy-ceskyjazyk@vse.cz má jméno „Přípravné kurzy českého jazyka
    • schránka ozs@vse.cz má jméno „VSE OZS International Office“

    Zobrazované jméno musí být jedinečné.

  • e-mailové adresy či jména osob, kteří budou vyřizovat zprávy ve sdílené schránce. Lze nastavit pouze osoby, které mají účet v Office 365. Můžeme nastavit i skupinu, např. ke schránce uctarna@vse.cz mají přístup všichni zaměstnanci útvaru Účtárny.
  • Autor: Luboš Pavlíček
  • Vytvořeno:
  • Poslední aktualizace: