Kalendář, kontakty, úkoly

Kontakty

Existují uživatelské a globální kontakty. Globální se spravují centrálně, obsahují uživatele, skupiny a místnosti. Poštovní aplikace si stahují globální adresář k sobě, obvykle jedenkrát za den.
Uživatelské kontakty si spravuje uživatel sám – přes webové rozhraní i pomocí Outlooku. Uživatelské kontakty se synchronizují přes Office 365.

• Vyhledávání uživatelů v poště – automatické dokončování, kontrola jmen, vyhledání v adresáři
• Vytvoření skupiny kontaktů z Excel – máte seznam příjemců v souboru (např. z InSIS si stáhnete seznam svých studentů na cvičení) a chcete si z něho vytvořit skupinu kontaktů.
• Doplnění místnosti do adresáře – jak přidat např. novou zasedacími místnost pro plánování schůzek.

Kalendář

V kalendáři si můžete vytvářet události, upozornění či žádosti o schůzky včetně rezervace zasedacích místností. Můžete sdílet svůj kalendář či prohlížet kalendáře jiných osob či místností (pokud k tomu máte příslušná práva).

• Vytvoření události z e-mailu – přijde Vám mail, který má v textu konkrétní termín události či schůzky, a Vy si chcete dle něho vytvořit položku v kalendáři.

On-line popisy:

• Sdílení kalendáře s jinými osobami.
• Naplánování schůzky s dalšími uživateli.
• Zobrazení kalendáře konferenční místnosti.

Úkoly

Úkoly pomáhají sledovat a organizovat vlastní činnost. U každého úkolu můžete nastavit datum zahájení, datum připomenutí, datum dokončení, stav úkolu (nezahájeno, probíhá, dokončeno, čeká na ostatní, odloženo), procento dokončení či prioritu.

K úkolu lze přiřadit různé dokumenty. Úkoly můžete přidělovat i dalším lidem.

• Pro organizaci vlastní činnosti můžete též použít ukázkovou verzi aplikace To-Do.microsoft.com s přehlednými mobilními aplikacemi. Je částečně propojena s desktopovým Outlookem. Více v článku Začínáme s Microsoft To-Do.
• Pro správu týmových úkolů může být vhodnější aplikace Planner přiřazená ke skupinám (Office 365 Groups) či k Teams.